Datenschutzerklärung

Bei der ARKEOBOTS S.L. („wir“) hat der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten Priorität. Wir halten folgende Vorschriften ein:

• die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung 2016/679);
• das spanische Organgesetz zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte (LOPDGDD);
• das spanische Gesetz über Dienste der Informationsgesellschaft und den elektronischen Geschäftsverkehr (LSSI-CE) und die EU-ePrivacy-Richtlinie;
• die EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (KI-Verordnung, AI Act).

Diese Erklärung beschreibt, wie wir Daten erheben, verarbeiten, speichern und schützen, wenn Sie den Roboter ARKEO, die Software Arkeo Sessions, unsere Website und unsere Dienste nutzen.

• Unternehmen: ARKEOBOTS S.L.
• NIF: B21906508
• Sitz: Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1, 08005 Barcelona, Spanien
• E-Mail: contact@arkeobots.com
• Telefon: +34 654 34 89 11

Die ARKEOBOTS S.L. ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da sie als Kerntätigkeit weder Daten in großem Umfang noch besondere Kategorien von Daten verarbeitet. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie an contact@arkeobots.com schreiben.

Diese Erklärung gilt für:

• Daten, die vom Roboter ARKEO verarbeitet werden;
• Daten, die von der Software Arkeo Sessions und ihrem Online-Dienst (Konten, Lizenzen, Zahlungen und Updates) verarbeitet werden;
• Daten, die auf unserer Website, über unsere Formulare, unsere Kommunikation und unseren Support erhoben werden;
• alle Kunden, Nutzer und Besucher, deren Daten wir verarbeiten.

Die ARKEOBOTS S.L. kann je nach Beziehung der jeweiligen Person zu unseren Diensten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten.

A. Daten von Kunden, Nutzern und Diensten

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Liefer- oder Rechnungsadresse, soweit erforderlich
• Informationen zu Bestellungen, Käufen, Informationsanfragen, Vorführungen oder zum Support
• Korrespondenz mit der ARKEOBOTS S.L.
• Informationen, die zur Erbringung, Verwaltung und Verbesserung unserer Dienste erforderlich sind

B. Daten der Website, der Formulare und des Supports

• Kontaktformulare: Name, E-Mail-Adresse, Telefon und Nachricht
• Anmeldeformulare für Webinare, Veranstaltungen, Interviews oder Vorführungen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Stadt und Land, Telefon (optional), Profil des Teilnehmers, Beziehung zu einer älteren Person, Angaben zu Bedürfnissen, Interessen und Fragen sowie Einwilligung zur Kontaktaufnahme
• Freiwillig in Formularen, Umfragen, Interviews oder Mitteilungen gemachte Angaben
• Nutzungsdaten der Website: IP-Adresse, Browser, Gerät, besuchte Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Cookies und Analysedaten
• Technische Informationen, die für die Sicherheit, den Betrieb und die Verbesserung der Website erforderlich sind

C. Daten zu älteren Menschen, Familien oder Fachkräften

Im Rahmen von Vorführungen, Interviews, Pilotprogrammen, Webinaren oder Forschungsaktivitäten kann die ARKEOBOTS S.L. Informationen erheben, die Familien, Pflegende, Fachkräfte oder Partnerorganisationen freiwillig zu Bedürfnissen, Erfahrungen, Schwierigkeiten, Interessen oder Erwartungen im Zusammenhang mit der Begleitung, den sozialen Kontakten und dem Wohlbefinden älterer Menschen mitteilen.

Die ARKEOBOTS S.L. wird keine Gesundheitsdaten, ärztlichen Diagnosen oder besonders sensiblen Informationen verlangen, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich, freiwillig, informiert und mit den geltenden Vorschriften vereinbar.

D. Daten der Software Arkeo Sessions

Arkeo Sessions ist eine Software zur Leitung von Gruppensitzungen für Pflegeheime und Tagesstätten. Bei ihrer Nutzung verarbeiten wir:

• Die Kontodaten der Einrichtung: Name der Einrichtung, Ansprechperson und deren Funktion, E-Mail-Adresse, Telefon, Stadt, Land, Sprache, ungefähre Anzahl der Bewohner, der Betreuer und der Sitzungen pro Woche sowie den verwendeten Testcode.
• Eine zufällig erzeugte technische Kennung des Computers, die keine Person identifizierbar macht.
• Die Lizenz- und Abonnementdaten: Variante, Abrechnungszeitraum, Zahlungsdaten und -status sowie die Kunden- und Abonnementkennungen bei Stripe. Die ARKEOBOTS S.L. hat keine Kenntnis von den Karten- oder Kontodaten und speichert sie nicht: Sie werden direkt von Stripe verwaltet.
• Eine verschlüsselte Zusammenfassung jeder Sitzung: Datum, Dauer, Programm, für die Gruppe gewählte Stufe, Anzahl der Aktivitäten und, falls das Personal sie erfasst, eine kurze Bewertung (Anzahl der Teilnehmer und Gesamteindruck).
• Das Datum und die Version der akzeptierten Nutzungsbedingungen.

Arkeo Sessions erhebt keine Daten über die Bewohner: Es fragt keine Namen ab, speichert keine Einzelergebnisse und verwendet keine Kamera. Die Spracherkennung erfolgt auf dem Computer der Einrichtung: Der Ton des Mikrofons wird im Arbeitsspeicher analysiert und sofort gelöscht, ohne aufgezeichnet, gespeichert oder über das Internet gesendet zu werden.

E. Berufliche Kontaktdaten

Wir verarbeiten die beruflichen Kontaktdaten von Pflegeheimen und Einrichtungen, die aus öffentlichen Quellen stammen, um ihnen unsere Dienste vorzustellen. Sie können dem jederzeit widersprechen.

A. Verwaltung von Anfragen, Kunden und Diensten

• Auf Informations-, Kontakt- oder Supportanfragen antworten
• Bestellungen, Käufe, Lieferungen, Abrechnung und die damit verbundene Kommunikation verwalten
• Unsere Produkte, Dienste und Erlebnisse bereitstellen, pflegen und verbessern
• Beziehungen zu Kunden, Nutzern, Partnern, Lieferanten und interessierten Organisationen verwalten
• Die betrieblichen oder administrativen Mitteilungen versenden, die für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind

B. Verwaltung von Webinaren, Veranstaltungen, Interviews und Vorführungen

• Anmeldungen zu Webinaren, Veranstaltungen, Informationsveranstaltungen, Interviews oder Vorführungen verwalten
• Den Zugangslink, Erinnerungen und Mitteilungen zur Veranstaltung versenden
• Den Inhalt der Veranstaltung an die Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmer anpassen
• Fragen beantworten, die vor, während oder nach der Veranstaltung gestellt werden
• Personen kontaktieren, die zugestimmt haben, weitere Informationen zu erhalten, an Interviews teilzunehmen oder eine Vorführung anzufordern
• Die Antworten intern und in aggregierter Form auswerten, um unsere Dienste zu verbessern

C. Forschung, Verbesserung und Produktentwicklung

• Die Bedürfnisse älterer Menschen, Familien, Pflegender, Pflegeheime und Fachkräfte besser verstehen
• Das Erlebnis, den Nutzen, die Sicherheit und die Qualität unserer Produkte und Dienste verbessern
• Das Interesse an künftigen Funktionen, Vorführungen, Pilotprogrammen oder Kooperationen bewerten
• Interne Analysen durchführen, soweit möglich in aggregierter oder anonymisierter Form

D. Informations- und Werbemitteilungen

• Informationen über Arkeobots, Arkeo, Arkeo Sessions, Veranstaltungen, Neuigkeiten, Interviews, Vorführungen oder mögliche Kooperationen versenden, nur bei Vorliegen einer gültigen Rechtsgrundlage
• Abmeldungen und Widersprüche gegen den Erhalt von Mitteilungen verwalten
• Eine informative Beziehung zu Personen pflegen, die Interesse an unseren Produkten, Diensten, Veranstaltungen oder Aktivitäten gezeigt haben

E. Software Arkeo Sessions

• Das Konto der Einrichtung, den Code und die Testphase anlegen und verwalten
• Die Softwarelizenz auf jedem Computer ausstellen, verlängern und prüfen
• Das Abonnement, die Zahlungen und die Rechnungen über Stripe verwalten
• Software-Updates bereitstellen
• Der Einrichtung E-Mails zu ihrer Testphase und ihrem Abonnement senden (Willkommen, Begleitung der Testphase, Ende der Testphase, Rechnungen, Zahlungsmitteilungen)
• Der Einrichtung ihre eigenen Nutzungsstatistiken anzeigen und aggregierte Statistiken zur Verbesserung des Dienstes erstellen
• Technischen Support leisten

F. Sicherheit, rechtliche Compliance und Verwaltung

• Die Sicherheit der Website, der Software, der Formulare, der Kommunikation und der Systeme gewährleisten
• Missbrauch, unbefugten Zugriff oder betrügerische Aktivitäten verhindern
• Rechtliche, steuerliche, buchhalterische, administrative oder regulatorische Pflichten erfüllen
• Anträge auf Ausübung von Datenschutzrechten bearbeiten

A. Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Die ARKEOBOTS S.L. kann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn die Person ihre freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Einwilligung erteilt hat, zum Beispiel:

• durch das Ausfüllen eines Kontaktformulars;
• durch die Anmeldung zu einem Webinar, einer Veranstaltung, einem Interview oder einer Vorführung;
• durch die Zustimmung zum Erhalt von Mitteilungen über Arkeobots;
• durch die Zustimmung zur Teilnahme an Interviews, Umfragen, Tests, Pilotprogrammen oder Forschungsaktivitäten;
• durch die Zustimmung zur Verwendung bestimmter Cookies oder ähnlicher Technologien, gegebenenfalls.

Die Einwilligung kann jederzeit durch eine Nachricht an contact@arkeobots.com widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

B. Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Die ARKEOBOTS S.L. kann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies erforderlich ist, um:

• Käufe, Bestellungen, Lieferungen, Abrechnung oder Support zu verwalten;
• die angeforderten Dienste zu erbringen, insbesondere das Konto, die Testphase, die Lizenz, das Abonnement und die Updates von Arkeo Sessions;
• Anfragen vor einem Vertrag, einer Kooperation oder einer Vorführung zu beantworten;
• vertragliche oder vorvertragliche Beziehungen zu verwalten.

C. Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Die ARKEOBOTS S.L. kann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher, steuerlicher, buchhalterischer, administrativer oder regulatorischer Pflichten erforderlich ist, etwa für die Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen.

D. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

Die ARKEOBOTS S.L. kann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn ein berechtigtes Interesse besteht und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen. Dazu gehören:

• das Beantworten eingegangener Anfragen;
• die Verwaltung der Kommunikation mit Personen und Organisationen, die sich für Arkeobots interessieren;
• der Versand von E-Mails zu Testphase und Abonnement an Einrichtungen, die Arkeo Sessions testen oder nutzen;
• die Erstellung von Nutzungsstatistiken zu Arkeo Sessions;
• die Verbesserung unserer Produkte, Dienste, Veranstaltungen, Formulare und unserer Website;
• die Gewährleistung von Sicherheit, Betrugsprävention und ordnungsgemäßem Betrieb unserer Systeme;
• die Pflege der Beziehungen zu Kunden, Partnern, Lieferanten oder Organisationen, die Interesse an unseren Diensten gezeigt haben.

ARKEO ist kein Medizinprodukt. Es wurde entwickelt, um alltägliche soziale Interaktion und eine evidenzbasierte Stimulation zu bieten (unter anderem auf Grundlage klinischer Forschungsarbeiten und von Beiträgen der Alzheimer's Foundation). ARKEO:

• stellt keine Diagnosen, führt keine Triage durch und behandelt keine medizinischen Erkrankungen;
• kann Risikomuster erkennen und den Nutzer oder seine Angehörigen im Hinblick auf eine ärztliche Abklärung benachrichtigen;
• dient als Werkzeug zur sozialen Unterstützung und Sicherheit und fördert regelmäßige Beschäftigung, abwechslungsreiche Gespräche, kognitive und körperliche Übungen, Lernen und familiäre Verbundenheit;
• stützt sich auf Forschungsprotokolle, überlässt klinische Entscheidungen aber qualifizierten Fachkräften.

ARKEO ist vor allem ein Werkzeug zur Vorbeugung des neurokognitiven Abbaus: Es bekämpft die Einsamkeit, indem es Interaktion, Übungen, Lernen und familiäre Verbundenheit bietet. Es ergänzt die professionelle medizinische Versorgung, ohne sie zu ersetzen.

Auch Arkeo Sessions ist kein Medizinprodukt: Es ist eine Software zur Leitung von Gruppen, die den Zustand keiner Person bewertet, misst oder diagnostiziert.

• ARKEO verwendet KI-Algorithmen, die von qualifizierten Ingenieuren überwacht werden.
• Die Logik, die Sicherheitsschwellen und die Anweisungen sind vordefiniert und prüfbar.
• Automatische Notrufe werden nur bei einem tatsächlichen Risiko ausgelöst.
• Aus Gründen der Sicherheit und der Ethik erfolgt eine menschliche Aufsicht bei Entwurf, Überwachung und Prüfung.
• Es führt keine eigenständige klinische oder medizinische Bewertung durch.

In Arkeo Sessions beschränkt sich die KI auf die Spracherkennung, die auf dem Computer der Einrichtung läuft, und auf die Durchführung vordefinierter Spiele. Das Personal der Einrichtung plant die Sitzung, bleibt bei der Gruppe und kann jederzeit eingreifen.

Speicherarchitektur

• Die Daten des Roboters werden lokal auf dem Gerät gespeichert.
• Die Transkripte des Roboters werden mit AES-256 verschlüsselt.
• Notfallprotokolle werden nur übermittelt, wenn das Protokoll ausgelöst wird.
• In Arkeo Sessions wird der Ton des Mikrofons weder aufgezeichnet noch gespeichert. Der Sitzungsverlauf wird auf dem Computer der Einrichtung aufbewahrt, und seine verschlüsselte Zusammenfassung wird an den Dienst von Arkeobots gesendet, der in der Europäischen Union (Frankfurt, Deutschland) gehostet wird.

Aufbewahrungsfristen

• Kontaktdaten und Informationsanfragen: bis zu 24 Monate ab der letzten Interaktion.
• Daten zu Webinaren, Veranstaltungen, Interviews, Umfragen oder Vorführungen: bis zu 24 Monate, es sei denn, die Person verlangt eine frühere Löschung.
• Daten im Zusammenhang mit Informations- oder Werbemitteilungen: bis die Person die Einwilligung widerruft oder widerspricht.
• Konto von Arkeo Sessions und Sitzungszusammenfassungen: solange das Konto aktiv ist und bis zu 24 Monate nach der letzten Aktivität; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
• Daten zu Kunden, Bestellungen, Abrechnung oder Transaktionen: für die nach dem geltenden Steuer-, Buchhaltungs- oder Handelsrecht vorgeschriebenen Zeiträume.
• Daten zu Support, Vorfällen oder betrieblicher Kommunikation: für die Dauer der Bearbeitung der Anfrage, anschließend für die Verjährungsfrist möglicher Haftungsansprüche.
• Technische Daten, Cookies oder Reichweitenmessung der Website: gemäß der Cookie-Richtlinie.

Sind die Daten nicht mehr erforderlich, löscht, anonymisiert oder sperrt die ARKEOBOTS S.L. sie, wie es das Gesetz vorsieht.

Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung der Kommunikation (HTTPS) und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Notfälle des Roboters
• Elektronisch signierte Lizenzen, die keine Daten über die Bewohner enthalten
• Sichere Zugriffskontrolle, Authentifizierung und rollenbasierter interner Zugriff
• Tägliche Sicherungen des Online-Dienstes
• Regelmäßige Prüfungen der KI-Modelle
• Kontinuierliche Überwachung von Schwachstellen

Die ARKEOBOTS S.L. zieht für bestimmte Dienste externe Dienstleister heran. Diese handeln je nach Fall als Auftragsverarbeiter oder Dienstleister und verarbeiten die Daten nur gemäß den Weisungen der ARKEOBOTS S.L. und den geltenden Vorschriften.

A. Webbetrieb, Formulare und Verwaltung

B. Arkeo Sessions, E-Mail und Zahlungen

C. Website, Hosting und technische Dienste

D. Weitergabe von Daten

Die ARKEOBOTS S.L. verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte. Die Daten dürfen nur weitergegeben werden:

• an die Dienstleister, die für die Erbringung technischer, administrativer, kommunikativer, zahlungsbezogener, formularbezogener, veranstaltungsbezogener, Support- oder Analysedienste erforderlich sind;
• an öffentliche, Verwaltungs- oder Justizbehörden, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht;
• an Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberater, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Verteidigung berechtigter Interessen erforderlich ist;
• an Partnerorganisationen, nur wenn dies erforderlich und verhältnismäßig ist und eine gültige Rechtsgrundlage oder die Einwilligung der betroffenen Person besteht.

Keine Daten des Roboters werden außerhalb der EU übermittelt. Der Dienst Arkeo Sessions wird in der EU gehostet.

Die begrenzten Übermittlungen, die im Zusammenhang mit der Website, dem Support oder Zahlungen (zum Beispiel über Google oder Stripe) erfolgen können, sind geschützt durch:

• die Standardvertragsklauseln der EU;
• den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework);
• angemessene technische Maßnahmen.

Gemäß der DSGVO können Sie jederzeit Ihre Rechte ausüben auf:

• Auskunft;
• Berichtigung;
• Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Widerspruch, einschließlich des Widerspruchs gegen den Erhalt von Werbemitteilungen;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerruf der Einwilligung.

Zur Ausübung schreiben Sie an contact@arkeobots.com.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Rechte nicht ordnungsgemäß erfüllt haben, können Sie bei der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es) Beschwerde einlegen.

Wir wenden die Grundsätze des Datenschutzes durch Technikgestaltung und der Datenminimierung an:

• wir verarbeiten nur die erforderlichen Daten;
• wir machen Ihre Daten nicht zu Geld;
• in Arkeo Sessions verlässt die Stimme den Computer der Einrichtung nicht, und es werden keine Daten über die Bewohner erhoben;
• wir überprüfen die KI-Modelle, um ihre Fairness und Transparenz sicherzustellen;
• Ihr Vertrauen und Ihre Sicherheit haben für uns Priorität.

Diese Erklärung kann regelmäßig aktualisiert werden. Die jeweils neueste Fassung ist stets auf dieser Website abrufbar, und wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder in der Anwendung mitgeteilt.

ARKEOBOTS S.L.
Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1
08005 Barcelona, Spanien
NIF: B21906508
E-Mail: contact@arkeobots.com
Telefon: +34 654 34 89 11