Politique de Confidentialité

Chez ARKEOBOTS S.L. (« nous »), la protection de votre vie privée et de vos données personnelles est une priorité. Nous respectons :

• le Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD, Règlement 2016/679) ;
• la loi organique espagnole relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD) ;
• la loi espagnole sur les services de la société de l'information et le commerce électronique (LSSI-CE) et la directive ePrivacy de l'UE ;
• le Règlement de l'UE sur l'intelligence artificielle (AI Act).

La présente Politique explique comment nous collectons, traitons, conservons et protégeons les données lorsque vous utilisez le robot ARKEO, le logiciel Arkeo Sessions, notre site web et nos services.

• Société : ARKEOBOTS S.L.
• NIF : B21906508
• Siège : Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1, 08005 Barcelona, Espagne
• Adresse électronique : contact@arkeobots.com
• Téléphone : +34 654 34 89 11

ARKEOBOTS S.L. n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données, car elle ne traite pas, à titre d'activité principale, de données à grande échelle ni de catégories particulières de données. Pour toute question relative à la confidentialité, vous pouvez écrire à contact@arkeobots.com.

La présente Politique s'applique :

• aux données traitées par le robot ARKEO ;
• aux données traitées par le logiciel Arkeo Sessions et par son service en ligne (comptes, licences, paiements et mises à jour) ;
• aux données collectées sur notre site web, par nos formulaires, nos communications et notre assistance ;
• à l'ensemble des clients, utilisateurs et visiteurs dont nous traitons les données.

ARKEOBOTS S.L. peut collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes, selon la relation de chaque personne avec nos services.

A. Données des clients, des utilisateurs et des services

• Nom et prénom
• Adresse électronique
• Numéro de téléphone
• Adresse de livraison ou de facturation, lorsqu'elle est nécessaire
• Informations relatives aux commandes, achats, demandes d'information, démonstrations ou à l'assistance
• Échanges avec ARKEOBOTS S.L.
• Informations nécessaires à la fourniture, à la gestion et à l'amélioration de nos services

B. Données du site web, des formulaires et de l'assistance

• Formulaires de contact : nom, adresse électronique, téléphone et message
• Formulaires d'inscription aux webinaires, événements, entretiens ou démonstrations : nom, prénom, adresse électronique, ville et pays, téléphone (facultatif), profil du participant, lien avec une personne âgée, réponses relatives aux besoins, centres d'intérêt et questions, et consentement à être contacté
• Informations fournies volontairement dans des formulaires, enquêtes, entretiens ou communications
• Données d'utilisation du site web : adresse IP, navigateur, appareil, pages consultées, date et heure d'accès, cookies et données analytiques
• Informations techniques nécessaires pour garantir la sécurité, le fonctionnement et l'amélioration du site web

C. Données relatives aux personnes âgées, aux familles ou aux professionnels

Dans le cadre de démonstrations, d'entretiens, de programmes pilotes, de webinaires ou d'activités de recherche, ARKEOBOTS S.L. peut collecter des informations fournies volontairement par des familles, des aidants, des professionnels ou des structures partenaires au sujet des besoins, expériences, difficultés, centres d'intérêt ou attentes liés à l'accompagnement, au lien social et au bien-être des personnes âgées.

ARKEOBOTS S.L. ne demandera pas de données de santé, de diagnostics médicaux ni d'informations particulièrement sensibles, sauf si cela est strictement nécessaire, volontaire, éclairé et conforme à la réglementation applicable.

D. Données du logiciel Arkeo Sessions

Arkeo Sessions est un logiciel d'animation de séances de groupe destiné aux résidences et aux accueils de jour. Dans le cadre de son utilisation, nous traitons :

• Les données du compte de l'établissement : nom de l'établissement, personne de contact et sa fonction, adresse électronique, téléphone, ville, pays, langue, nombre approximatif de résidents, d'animateurs et de séances par semaine, et le code d'essai utilisé.
• Un identifiant technique de l'ordinateur, généré de manière aléatoire, qui ne permet d'identifier aucune personne.
• Les données de la licence et de l'abonnement : formule, périodicité, dates et statut du paiement, ainsi que les identifiants client et d'abonnement chez Stripe. ARKEOBOTS S.L. n'a pas connaissance des données de la carte ou du compte bancaire et ne les conserve pas : elles sont gérées directement par Stripe.
• Un récapitulatif chiffré de chaque séance : date, durée, programme, niveau choisi pour le groupe, nombre d'activités et, si le personnel le renseigne, un bref bilan (nombre de participants et appréciation générale).
• La date et la version des conditions d'utilisation acceptées.

Arkeo Sessions ne collecte aucune donnée relative aux résidents : il ne demande aucun nom, ne conserve aucun résultat individuel et n'utilise aucune caméra. La reconnaissance vocale est effectuée sur l'ordinateur même de l'établissement : le son du microphone est analysé en mémoire puis immédiatement supprimé, sans être enregistré, conservé ni envoyé sur Internet.

E. Coordonnées professionnelles

Nous traitons les coordonnées professionnelles des résidences et des établissements obtenues auprès de sources publiques, afin de leur présenter nos services. Ils peuvent s'y opposer à tout moment.

A. Gestion des demandes, des clients et des services

• Répondre aux demandes d'information, de contact ou d'assistance
• Gérer les commandes, achats, livraisons, la facturation et les communications associées
• Fournir, maintenir et améliorer nos produits, services et expériences
• Gérer les relations avec les clients, utilisateurs, partenaires, fournisseurs et structures intéressées
• Envoyer les communications opérationnelles ou administratives nécessaires à la fourniture du service

B. Gestion des webinaires, événements, entretiens et démonstrations

• Gérer les inscriptions aux webinaires, événements, sessions d'information, entretiens ou démonstrations
• Envoyer le lien d'accès, les rappels et les communications liées à l'événement
• Adapter le contenu de l'événement aux besoins et aux centres d'intérêt des participants
• Répondre aux questions posées avant, pendant ou après l'événement
• Contacter les personnes ayant accepté de recevoir davantage d'informations, de participer à des entretiens ou de demander une démonstration
• Analyser les réponses en interne et de manière agrégée afin d'améliorer nos services

C. Recherche, amélioration et développement des produits

• Mieux comprendre les besoins des personnes âgées, des familles, des aidants, des résidences et des professionnels
• Améliorer l'expérience, l'utilité, la sécurité et la qualité de nos produits et services
• Évaluer l'intérêt pour de futures fonctionnalités, démonstrations, programmes pilotes ou collaborations
• Réaliser des analyses internes, de manière agrégée ou anonymisée chaque fois que cela est possible

D. Communications d'information et communications commerciales

• Envoyer des informations sur Arkeobots, Arkeo, Arkeo Sessions, les événements, les nouveautés, les entretiens, les démonstrations ou d'éventuelles collaborations, uniquement en présence d'une base légale valable
• Gérer les désinscriptions et les oppositions à la réception de communications
• Entretenir une relation d'information avec les personnes ayant manifesté un intérêt pour nos produits, services, événements ou activités

E. Logiciel Arkeo Sessions

• Créer et gérer le compte de l'établissement, le code et la période d'essai
• Émettre, renouveler et vérifier la licence du logiciel sur chaque ordinateur
• Gérer l'abonnement, les paiements et les factures par l'intermédiaire de Stripe
• Distribuer les mises à jour du logiciel
• Envoyer à l'établissement des courriers électroniques relatifs à son essai et à son abonnement (bienvenue, suivi de l'essai, fin de l'essai, factures, avis de paiement)
• Présenter à l'établissement ses propres statistiques d'utilisation et établir des statistiques agrégées afin d'améliorer le service
• Fournir une assistance technique

F. Sécurité, conformité légale et administration

• Garantir la sécurité du site web, du logiciel, des formulaires, des communications et des systèmes
• Prévenir les utilisations abusives, les accès non autorisés ou les activités frauduleuses
• Respecter les obligations légales, fiscales, comptables, administratives ou réglementaires
• Traiter les demandes d'exercice des droits en matière de protection des données

A. Consentement de la personne concernée (art. 6.1.a RGPD)

ARKEOBOTS S.L. peut traiter des données personnelles lorsque la personne a donné son consentement libre, spécifique, éclairé et univoque, par exemple :

• en remplissant un formulaire de contact ;
• en s'inscrivant à un webinaire, un événement, un entretien ou une démonstration ;
• en acceptant de recevoir des communications relatives à Arkeobots ;
• en acceptant de participer à des entretiens, enquêtes, tests, programmes pilotes ou activités de recherche ;
• en acceptant l'utilisation de certains cookies ou technologies similaires, le cas échéant.

Le consentement peut être retiré à tout moment en écrivant à contact@arkeobots.com, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

B. Exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD)

ARKEOBOTS S.L. peut traiter des données personnelles lorsque cela est nécessaire pour :

• gérer les achats, commandes, livraisons, la facturation ou l'assistance ;
• fournir les services demandés, notamment le compte, l'essai, la licence, l'abonnement et les mises à jour d'Arkeo Sessions ;
• répondre aux demandes préalables à un contrat, une collaboration ou une démonstration ;
• gérer les relations contractuelles ou précontractuelles.

C. Respect d'obligations légales (art. 6.1.c RGPD)

ARKEOBOTS S.L. peut traiter des données personnelles lorsque cela est nécessaire au respect d'obligations légales, fiscales, comptables, administratives ou réglementaires, telles que l'émission et la conservation des factures.

D. Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD)

ARKEOBOTS S.L. peut traiter des données personnelles lorsqu'il existe un intérêt légitime et que ne prévalent pas les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée. Cela comprend :

• répondre aux demandes reçues ;
• gérer les communications avec les personnes et les structures intéressées par Arkeobots ;
• envoyer aux établissements qui testent ou utilisent Arkeo Sessions des courriers électroniques relatifs à leur essai et à leur abonnement ;
• établir des statistiques d'utilisation d'Arkeo Sessions ;
• améliorer nos produits, services, événements, formulaires et notre site web ;
• garantir la sécurité, la prévention de la fraude et le bon fonctionnement de nos systèmes ;
• entretenir des relations avec les clients, partenaires, fournisseurs ou structures ayant manifesté un intérêt pour nos services.

ARKEO n'est pas un dispositif médical. Il est conçu pour offrir une interaction sociale quotidienne et une stimulation fondée sur des données probantes (notamment des travaux de recherche clinique et des contributions de l'Alzheimer's Foundation). ARKEO :

• ne pose pas de diagnostic, n'effectue pas de triage et ne traite pas d'affections médicales ;
• peut détecter des schémas de risque et alerter l'utilisateur ou ses proches en vue d'une évaluation médicale ;
• agit comme un outil de soutien social et de sécurité, en favorisant un engagement régulier, des conversations variées, des exercices cognitifs et physiques, l'apprentissage et le lien familial ;
• s'appuie sur des protocoles de recherche, mais laisse les décisions cliniques à des professionnels qualifiés.

ARKEO est avant tout un outil de prévention du déclin neurocognitif : il lutte contre la solitude en offrant interaction, exercices, apprentissage et lien familial. Il complète les soins médicaux professionnels, sans toutefois s'y substituer.

Arkeo Sessions n'est pas non plus un dispositif médical : il s'agit d'un logiciel d'animation de groupe qui n'évalue, ne mesure ni ne diagnostique l'état d'aucune personne.

• ARKEO utilise des algorithmes d'IA supervisés par des ingénieurs qualifiés.
• La logique, les seuils de sécurité et les instructions sont prédéfinis et auditables.
• Les appels d'urgence automatiques ne sont déclenchés qu'en cas de risque réel.
• Une supervision humaine s'exerce lors de la conception, du suivi et de l'audit, pour des raisons de sécurité et d'éthique.
• Il ne réalise aucune évaluation clinique ou médicale autonome.

Dans Arkeo Sessions, l'IA se limite à la reconnaissance vocale, exécutée sur l'ordinateur de l'établissement, et à l'animation de jeux prédéfinis. Le personnel de l'établissement programme la séance, reste avec le groupe et peut intervenir à tout moment.

Architecture de stockage

• Les données du robot sont stockées localement sur l'appareil.
• Les transcriptions du robot sont chiffrées en AES-256.
• Les journaux d'urgence ne sont transmis que si le protocole est déclenché.
• Dans Arkeo Sessions, le son du microphone n'est ni enregistré ni conservé. L'historique des séances est conservé sur l'ordinateur de l'établissement et son récapitulatif chiffré est envoyé au service d'Arkeobots, hébergé dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne).

Durées de conservation

• Coordonnées et demandes d'information : jusqu'à 24 mois à compter de la dernière interaction.
• Données relatives aux webinaires, événements, entretiens, enquêtes ou démonstrations : jusqu'à 24 mois, sauf si la personne en demande la suppression plus tôt.
• Données liées aux communications d'information ou commerciales : jusqu'au retrait du consentement ou à l'opposition de la personne.
• Compte Arkeo Sessions et récapitulatifs des séances : tant que le compte est actif et jusqu'à 24 mois après sa dernière activité ; ils sont ensuite supprimés ou anonymisés.
• Données relatives aux clients, commandes, à la facturation ou aux transactions : pendant les durées imposées par la réglementation fiscale, comptable ou commerciale applicable.
• Données d'assistance, d'incidents ou de communications opérationnelles : pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis pendant le délai de prescription des responsabilités éventuelles.
• Données techniques, cookies ou mesure d'audience du site web : conformément à la Politique de cookies.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, ARKEOBOTS S.L. procède à leur suppression, à leur anonymisation ou à leur verrouillage, selon ce que prévoit la loi.

Mesures de sécurité

• Chiffrement des communications (HTTPS) et chiffrement de bout en bout pour les urgences du robot
• Licences signées électroniquement, ne contenant aucune donnée relative aux résidents
• Contrôle d'accès sécurisé, authentification et accès interne fondé sur les rôles
• Sauvegardes quotidiennes du service en ligne
• Audits réguliers des modèles d'IA
• Surveillance continue des vulnérabilités

ARKEOBOTS S.L. fait appel à des prestataires externes pour certains services. Ceux-ci agissent en qualité de sous-traitants ou de prestataires de services, selon le cas, et ne traitent les données que conformément aux instructions d'ARKEOBOTS S.L. et à la réglementation applicable.

A. Opérations web, formulaires et administration

B. Arkeo Sessions, courrier électronique et paiements

C. Site web, hébergement et services techniques

D. Communication des données

ARKEOBOTS S.L. ne vend pas de données personnelles à des tiers. Les données ne peuvent être communiquées :

• qu'aux prestataires nécessaires à la fourniture de services techniques, administratifs, de communication, de paiement, de formulaires, d'événements, d'assistance ou d'analyse ;
• qu'aux autorités publiques, administratives ou judiciaires, en présence d'une obligation légale ;
• qu'aux conseillers juridiques, fiscaux ou comptables, lorsque cela est nécessaire pour respecter des obligations légales ou défendre des intérêts légitimes ;
• qu'aux structures partenaires, uniquement lorsque cela est nécessaire et proportionné et qu'il existe une base légale valable ou le consentement de la personne concernée.

Aucune donnée du robot n'est transférée hors de l'UE. Le service Arkeo Sessions est hébergé dans l'UE.

Les transferts limités susceptibles d'intervenir en lien avec le site web, l'assistance ou les paiements (par exemple, via Google ou Stripe) sont protégés par :

• les clauses contractuelles types de l'UE ;
• le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ;
• des mesures techniques appropriées.

Conformément au RGPD, vous pouvez exercer à tout moment vos droits :

• d'accès ;
• de rectification ;
• d'effacement ;
• de limitation du traitement ;
• d'opposition, y compris l'opposition à la réception de communications commerciales ;
• à la portabilité ;
• de retrait du consentement.

Pour les exercer, écrivez à contact@arkeobots.com.

Si vous estimez que nous n'avons pas correctement donné suite à vos droits, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

Nous appliquons les principes de protection des données dès la conception et de minimisation des données :

• nous ne traitons que les données nécessaires ;
• nous ne monétisons pas vos données ;
• dans Arkeo Sessions, la voix ne quitte pas l'ordinateur de l'établissement et aucune donnée relative aux résidents n'est collectée ;
• nous examinons les modèles d'IA afin de garantir leur équité et leur transparence ;
• votre confiance et votre sécurité sont notre priorité.

La présente Politique peut être mise à jour périodiquement. La version la plus récente est toujours disponible sur ce site et les modifications importantes sont communiquées par courrier électronique ou dans l'application.

ARKEOBOTS S.L.
Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1
08005 Barcelona, Espagne
NIF : B21906508
Adresse électronique : contact@arkeobots.com
Téléphone : +34 654 34 89 11