Política de Privacidade

Na ARKEOBOTS S.L. («nós»), a proteção da sua privacidade e dos seus dados pessoais é uma prioridade. Cumprimos:

• o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (RGPD, Regulamento 2016/679);
• a Lei Orgânica espanhola de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais (LOPDGDD);
• a Lei espanhola dos Serviços da Sociedade da Informação e do Comércio Eletrónico (LSSI-CE) e a Diretiva ePrivacy da UE;
• o Regulamento da UE sobre Inteligência Artificial (AI Act).

Esta Política explica como recolhemos, tratamos, conservamos e protegemos os dados quando utiliza o robô ARKEO, o software Arkeo Sessions, o nosso site e os nossos serviços.

• Empresa: ARKEOBOTS S.L.
• NIF: B21906508
• Sede: Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1, 08005 Barcelona, Espanha
• E-mail: contact@arkeobots.com
• Telefone: +34 654 34 89 11

A ARKEOBOTS S.L. não é obrigada a designar um encarregado da proteção de dados, uma vez que não realiza, como atividade principal, o tratamento em grande escala de dados nem de categorias especiais de dados. Para qualquer questão relacionada com a privacidade, pode escrever para contact@arkeobots.com.

Esta Política aplica-se:

• aos dados tratados pelo robô ARKEO;
• aos dados tratados pelo software Arkeo Sessions e pelo seu serviço online (contas, licenças, pagamentos e atualizações);
• aos dados recolhidos no nosso site, através dos nossos formulários, das nossas comunicações e do nosso serviço de assistência;
• a todos os clientes, utilizadores e visitantes cujos dados tratamos.

A ARKEOBOTS S.L. pode recolher e tratar as seguintes categorias de dados pessoais, consoante a relação de cada pessoa com os nossos serviços.

A. Dados de clientes, utilizadores e serviços

• Nome e apelido
• Endereço de e-mail
• Número de telefone
• Morada de entrega ou de faturação, quando necessária
• Informações relativas a encomendas, compras, pedidos de informação, demonstrações ou assistência
• Comunicações com a ARKEOBOTS S.L.
• Informações necessárias para prestar, gerir e melhorar os nossos serviços

B. Dados do site, dos formulários e da assistência

• Formulários de contacto: nome, endereço de e-mail, telefone e mensagem
• Formulários de inscrição em webinars, eventos, entrevistas ou demonstrações: nome, apelido, endereço de e-mail, cidade e país, telefone (facultativo), perfil do participante, relação com uma pessoa idosa, respostas sobre necessidades, interesses e perguntas, e consentimento para ser contactado
• Informações fornecidas voluntariamente em formulários, inquéritos, entrevistas ou comunicações
• Dados de utilização do site: endereço IP, navegador, dispositivo, páginas consultadas, data e hora de acesso, cookies e dados analíticos
• Informações técnicas necessárias para garantir a segurança, o funcionamento e a melhoria do site

C. Dados relativos a pessoas idosas, famílias ou profissionais

No âmbito de demonstrações, entrevistas, programas-piloto, webinars ou atividades de investigação, a ARKEOBOTS S.L. pode recolher informações fornecidas voluntariamente por famílias, cuidadores, profissionais ou entidades parceiras sobre as necessidades, experiências, dificuldades, interesses ou expectativas relacionadas com o acompanhamento, o contacto social e o bem-estar das pessoas idosas.

A ARKEOBOTS S.L. não solicitará dados de saúde, diagnósticos médicos nem informações particularmente sensíveis, salvo se tal for estritamente necessário, voluntário, informado e conforme com a regulamentação aplicável.

D. Dados do software Arkeo Sessions

O Arkeo Sessions é um software de dinamização de sessões de grupo destinado a residências e centros de dia. No âmbito da sua utilização, tratamos:

• Os dados da conta do estabelecimento: nome do estabelecimento, pessoa de contacto e respetiva função, endereço de e-mail, telefone, cidade, país, idioma, número aproximado de residentes, de animadores e de sessões por semana, e o código de teste utilizado.
• Um identificador técnico do computador, gerado de forma aleatória, que não permite identificar nenhuma pessoa.
• Os dados da licença e da assinatura: fórmula, periodicidade, datas e estado do pagamento, bem como os identificadores de cliente e de assinatura na Stripe. A ARKEOBOTS S.L. não tem conhecimento dos dados do cartão ou da conta bancária e não os conserva: são geridos diretamente pela Stripe.
• Um resumo cifrado de cada sessão: data, duração, programa, nível escolhido para o grupo, número de atividades e, se a equipa o indicar, uma breve avaliação (número de participantes e apreciação geral).
• A data e a versão dos termos de utilização aceites.

O Arkeo Sessions não recolhe qualquer dado relativo aos residentes: não pede nenhum nome, não conserva nenhum resultado individual e não utiliza qualquer câmara. O reconhecimento de voz é feito no próprio computador do estabelecimento: o som do microfone é analisado em memória e eliminado de imediato, sem ser gravado, conservado nem enviado pela Internet.

E. Contactos profissionais

Tratamos os contactos profissionais de residências e estabelecimentos obtidos de fontes públicas, a fim de lhes apresentar os nossos serviços. Podem opor-se a qualquer momento.

A. Gestão de pedidos, clientes e serviços

• Responder a pedidos de informação, de contacto ou de assistência
• Gerir encomendas, compras, entregas, faturação e comunicações associadas
• Prestar, manter e melhorar os nossos produtos, serviços e experiências
• Gerir as relações com clientes, utilizadores, parceiros, fornecedores e entidades interessadas
• Enviar as comunicações operacionais ou administrativas necessárias para a prestação do serviço

B. Gestão de webinars, eventos, entrevistas e demonstrações

• Gerir as inscrições em webinars, eventos, sessões informativas, entrevistas ou demonstrações
• Enviar a ligação de acesso, os lembretes e as comunicações relacionadas com o evento
• Adaptar o conteúdo do evento às necessidades e aos interesses dos participantes
• Responder às perguntas colocadas antes, durante ou depois do evento
• Contactar as pessoas que aceitaram receber mais informações, participar em entrevistas ou pedir uma demonstração
• Analisar as respostas internamente e de forma agregada para melhorar os nossos serviços

C. Investigação, melhoria e desenvolvimento de produtos

• Compreender melhor as necessidades das pessoas idosas, das famílias, dos cuidadores, das residências e dos profissionais
• Melhorar a experiência, a utilidade, a segurança e a qualidade dos nossos produtos e serviços
• Avaliar o interesse por futuras funcionalidades, demonstrações, programas-piloto ou colaborações
• Realizar análises internas, de forma agregada ou anonimizada sempre que possível

D. Comunicações informativas e comerciais

• Enviar informações sobre a Arkeobots, o Arkeo, o Arkeo Sessions, eventos, novidades, entrevistas, demonstrações ou possíveis colaborações, apenas quando exista uma base jurídica válida
• Gerir os cancelamentos de subscrição e as oposições à receção de comunicações
• Manter uma relação informativa com as pessoas que tenham manifestado interesse pelos nossos produtos, serviços, eventos ou atividades

E. Software Arkeo Sessions

• Criar e gerir a conta do estabelecimento, o código e o período de teste
• Emitir, renovar e verificar a licença do software em cada computador
• Gerir a assinatura, os pagamentos e as faturas através da Stripe
• Distribuir as atualizações do software
• Enviar ao estabelecimento e-mails relativos ao seu teste e à sua assinatura (boas-vindas, acompanhamento do teste, fim do teste, faturas, avisos de pagamento)
• Apresentar ao estabelecimento as suas próprias estatísticas de utilização e elaborar estatísticas agregadas para melhorar o serviço
• Prestar assistência técnica

F. Segurança, conformidade legal e administração

• Garantir a segurança do site, do software, dos formulários, das comunicações e dos sistemas
• Prevenir utilizações abusivas, acessos não autorizados ou atividades fraudulentas
• Cumprir as obrigações legais, fiscais, contabilísticas, administrativas ou regulamentares
• Tratar os pedidos de exercício de direitos em matéria de proteção de dados

A. Consentimento do titular dos dados (art. 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD)

A ARKEOBOTS S.L. pode tratar dados pessoais quando a pessoa tenha dado o seu consentimento livre, específico, informado e inequívoco, por exemplo:

• ao preencher um formulário de contacto;
• ao inscrever-se num webinar, evento, entrevista ou demonstração;
• ao aceitar receber comunicações sobre a Arkeobots;
• ao aceitar participar em entrevistas, inquéritos, testes, programas-piloto ou atividades de investigação;
• ao aceitar a utilização de determinados cookies ou tecnologias semelhantes, se for caso disso.

O consentimento pode ser retirado a qualquer momento escrevendo para contact@arkeobots.com, sem afetar a licitude do tratamento efetuado antes da retirada.

B. Execução de um contrato ou de diligências pré-contratuais (art. 6.º, n.º 1, alínea b), do RGPD)

A ARKEOBOTS S.L. pode tratar dados pessoais quando tal seja necessário para:

• gerir compras, encomendas, entregas, faturação ou assistência;
• prestar os serviços solicitados, nomeadamente a conta, o teste, a licença, a assinatura e as atualizações do Arkeo Sessions;
• responder a pedidos prévios a um contrato, uma colaboração ou uma demonstração;
• gerir as relações contratuais ou pré-contratuais.

C. Cumprimento de obrigações legais (art. 6.º, n.º 1, alínea c), do RGPD)

A ARKEOBOTS S.L. pode tratar dados pessoais quando tal seja necessário para cumprir obrigações legais, fiscais, contabilísticas, administrativas ou regulamentares, como a emissão e a conservação de faturas.

D. Interesse legítimo (art. 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD)

A ARKEOBOTS S.L. pode tratar dados pessoais quando exista um interesse legítimo e não prevaleçam os interesses ou os direitos e liberdades fundamentais do titular dos dados. Isto inclui:

• responder aos pedidos recebidos;
• gerir as comunicações com as pessoas e entidades interessadas na Arkeobots;
• enviar aos estabelecimentos que testam ou utilizam o Arkeo Sessions e-mails relativos ao seu teste e à sua assinatura;
• elaborar estatísticas de utilização do Arkeo Sessions;
• melhorar os nossos produtos, serviços, eventos, formulários e site;
• garantir a segurança, a prevenção da fraude e o bom funcionamento dos nossos sistemas;
• manter relações com clientes, parceiros, fornecedores ou entidades que tenham manifestado interesse pelos nossos serviços.

O ARKEO não é um dispositivo médico. Foi concebido para oferecer interação social quotidiana e uma estimulação baseada em evidências (nomeadamente trabalhos de investigação clínica e contributos da Alzheimer's Foundation). O ARKEO:

• não faz diagnósticos, não efetua triagem e não trata condições médicas;
• pode detetar padrões de risco e alertar o utilizador ou os seus familiares com vista a uma avaliação médica;
• atua como ferramenta de apoio social e de segurança, promovendo um envolvimento regular, conversas variadas, exercícios cognitivos e físicos, aprendizagem e laços familiares;
• baseia-se em protocolos de investigação, mas deixa as decisões clínicas a profissionais qualificados.

O ARKEO é, sobretudo, uma ferramenta de prevenção do declínio neurocognitivo: combate a solidão oferecendo interação, exercícios, aprendizagem e laços familiares. Complementa os cuidados médicos profissionais, sem os substituir.

O Arkeo Sessions também não é um dispositivo médico: é um software de dinamização de grupos que não avalia, não mede nem diagnostica o estado de nenhuma pessoa.

• O ARKEO utiliza algoritmos de IA supervisionados por engenheiros qualificados.
• A lógica, os limiares de segurança e as instruções são predefinidos e auditáveis.
• As chamadas de emergência automáticas só são acionadas perante um risco real.
• Exerce-se uma supervisão humana durante a conceção, o acompanhamento e a auditoria, por razões de segurança e de ética.
• Não realiza qualquer avaliação clínica ou médica autónoma.

No Arkeo Sessions, a IA limita-se ao reconhecimento de voz, executado no computador do estabelecimento, e à dinamização de jogos predefinidos. A equipa do estabelecimento programa a sessão, permanece com o grupo e pode intervir a qualquer momento.

Arquitetura de armazenamento

• Os dados do robô são armazenados localmente no dispositivo.
• As transcrições do robô são cifradas com AES-256.
• Os registos de emergência só são transmitidos se o protocolo for acionado.
• No Arkeo Sessions, o som do microfone não é gravado nem conservado. O histórico das sessões é conservado no computador do estabelecimento e o seu resumo cifrado é enviado para o serviço da Arkeobots, alojado na União Europeia (Frankfurt, Alemanha).

Prazos de conservação

• Contactos e pedidos de informação: até 24 meses após a última interação.
• Dados relativos a webinars, eventos, entrevistas, inquéritos ou demonstrações: até 24 meses, salvo se a pessoa pedir a sua eliminação mais cedo.
• Dados ligados a comunicações informativas ou comerciais: até à retirada do consentimento ou à oposição da pessoa.
• Conta do Arkeo Sessions e resumos das sessões: enquanto a conta estiver ativa e até 24 meses após a sua última atividade; são depois eliminados ou anonimizados.
• Dados relativos a clientes, encomendas, faturação ou transações: durante os prazos exigidos pela regulamentação fiscal, contabilística ou comercial aplicável.
• Dados de assistência, incidentes ou comunicações operacionais: durante o tempo necessário para tratar o pedido e, depois, durante o prazo de prescrição de eventuais responsabilidades.
• Dados técnicos, cookies ou medição de audiência do site: de acordo com a Política de Cookies.

Quando os dados deixam de ser necessários, a ARKEOBOTS S.L. procede à sua eliminação, anonimização ou bloqueio, conforme previsto na lei.

Medidas de segurança

• Cifragem das comunicações (HTTPS) e cifragem de ponta a ponta para as emergências do robô
• Licenças assinadas eletronicamente, que não contêm qualquer dado relativo aos residentes
• Controlo de acesso seguro, autenticação e acesso interno baseado em funções
• Cópias de segurança diárias do serviço online
• Auditorias regulares dos modelos de IA
• Monitorização contínua de vulnerabilidades

A ARKEOBOTS S.L. recorre a prestadores externos para determinados serviços. Estes atuam como subcontratantes ou prestadores de serviços, consoante o caso, e só tratam os dados de acordo com as instruções da ARKEOBOTS S.L. e a regulamentação aplicável.

A. Operações web, formulários e administração

B. Arkeo Sessions, e-mail e pagamentos

C. Site, alojamento e serviços técnicos

D. Comunicação de dados

A ARKEOBOTS S.L. não vende dados pessoais a terceiros. Os dados só podem ser comunicados:

• aos prestadores necessários para a prestação de serviços técnicos, administrativos, de comunicação, de pagamento, de formulários, de eventos, de assistência ou de análise;
• às autoridades públicas, administrativas ou judiciais, quando exista uma obrigação legal;
• aos consultores jurídicos, fiscais ou contabilísticos, quando necessário para cumprir obrigações legais ou defender interesses legítimos;
• às entidades parceiras, apenas quando necessário e proporcionado e exista uma base jurídica válida ou o consentimento do titular dos dados.

Nenhum dado do robô é transferido para fora da UE. O serviço Arkeo Sessions está alojado na UE.

As transferências limitadas que possam ocorrer em relação com o site, a assistência ou os pagamentos (por exemplo, através da Google ou da Stripe) são protegidas por:

• as cláusulas contratuais-tipo da UE;
• o Quadro de Proteção de Dados UE-EUA (Data Privacy Framework);
• medidas técnicas adequadas.

Nos termos do RGPD, pode exercer a qualquer momento os seus direitos de:

• acesso;
• retificação;
• apagamento;
• limitação do tratamento;
• oposição, incluindo a oposição à receção de comunicações comerciais;
• portabilidade;
• retirada do consentimento.

Para os exercer, escreva para contact@arkeobots.com.

Se considerar que não demos o devido seguimento aos seus direitos, pode apresentar uma reclamação junto da autoridade espanhola de proteção de dados (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

Aplicamos os princípios da proteção de dados desde a conceção e da minimização de dados:

• só tratamos os dados necessários;
• não monetizamos os seus dados;
• no Arkeo Sessions, a voz não sai do computador do estabelecimento e não é recolhido qualquer dado relativo aos residentes;
• revemos os modelos de IA para garantir a sua equidade e transparência;
• a sua confiança e a sua segurança são a nossa prioridade.

Esta Política pode ser atualizada periodicamente. A versão mais recente está sempre disponível neste site e as alterações importantes são comunicadas por e-mail ou na aplicação.

ARKEOBOTS S.L.
Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1
08005 Barcelona, Espanha
NIF: B21906508
E-mail: contact@arkeobots.com
Telefone: +34 654 34 89 11