Informativa sulla Privacy

In ARKEOBOTS S.L. («noi»), la tutela della vostra privacy e dei vostri dati personali è una priorità. Rispettiamo:

• il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR, Regolamento 2016/679);
• la legge organica spagnola sulla protezione dei dati personali e sulla garanzia dei diritti digitali (LOPDGDD);
• la legge spagnola sui servizi della società dell’informazione e sul commercio elettronico (LSSI-CE) e la direttiva ePrivacy dell’UE;
• il Regolamento dell’UE sull’intelligenza artificiale (AI Act).

La presente Informativa spiega come raccogliamo, trattiamo, conserviamo e proteggiamo i dati quando utilizzate il robot ARKEO, il software Arkeo Sessions, il nostro sito web e i nostri servizi.

• Società: ARKEOBOTS S.L.
• NIF: B21906508
• Sede legale: Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1, 08005 Barcellona, Spagna
• E-mail: contact@arkeobots.com
• Telefono: +34 654 34 89 11

ARKEOBOTS S.L. non è tenuta a designare un responsabile della protezione dei dati, poiché non effettua, come attività principale, trattamenti su larga scala di dati né di categorie particolari di dati. Per qualsiasi questione relativa alla privacy, potete scrivere a contact@arkeobots.com.

La presente Informativa si applica:

• ai dati trattati dal robot ARKEO;
• ai dati trattati dal software Arkeo Sessions e dal suo servizio online (account, licenze, pagamenti e aggiornamenti);
• ai dati raccolti sul nostro sito web, tramite i nostri moduli, le nostre comunicazioni e la nostra assistenza;
• a tutti i clienti, utenti e visitatori i cui dati trattiamo.

ARKEOBOTS S.L. può raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati personali, a seconda del rapporto di ciascuna persona con i nostri servizi.

A. Dati di clienti, utenti e servizi

• Nome e cognome
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Indirizzo di consegna o di fatturazione, ove necessario
• Informazioni relative a ordini, acquisti, richieste di informazioni, dimostrazioni o assistenza
• Comunicazioni con ARKEOBOTS S.L.
• Informazioni necessarie per fornire, gestire e migliorare i nostri servizi

B. Dati del sito web, dei moduli e dell’assistenza

• Moduli di contatto: nome, indirizzo e-mail, telefono e messaggio
• Moduli di iscrizione a webinar, eventi, interviste o dimostrazioni: nome, cognome, indirizzo e-mail, città e paese, telefono (facoltativo), profilo del partecipante, legame con una persona anziana, risposte relative a bisogni, interessi e domande, e consenso a essere contattati
• Informazioni fornite volontariamente in moduli, sondaggi, interviste o comunicazioni
• Dati di utilizzo del sito web: indirizzo IP, browser, dispositivo, pagine consultate, data e ora di accesso, cookie e dati analitici
• Informazioni tecniche necessarie per garantire la sicurezza, il funzionamento e il miglioramento del sito web

C. Dati relativi a persone anziane, famiglie o professionisti

Nell’ambito di dimostrazioni, interviste, programmi pilota, webinar o attività di ricerca, ARKEOBOTS S.L. può raccogliere informazioni fornite volontariamente da famiglie, assistenti, professionisti o strutture partner in merito a bisogni, esperienze, difficoltà, interessi o aspettative legati all’accompagnamento, alla relazione sociale e al benessere delle persone anziane.

ARKEOBOTS S.L. non richiederà dati sulla salute, diagnosi mediche o informazioni particolarmente sensibili, salvo che ciò sia strettamente necessario, volontario, informato e conforme alla normativa applicabile.

D. Dati del software Arkeo Sessions

Arkeo Sessions è un software per la conduzione di sessioni di gruppo destinato a residenze e centri diurni. Nell’ambito del suo utilizzo, trattiamo:

• I dati dell’account della struttura: nome della struttura, persona di contatto e relativa funzione, indirizzo e-mail, telefono, città, paese, lingua, numero approssimativo di residenti, di animatori e di sessioni alla settimana, e il codice di prova utilizzato.
• Un identificativo tecnico del computer, generato in modo casuale, che non consente di identificare alcuna persona.
• I dati della licenza e dell’abbonamento: formula, periodicità, date e stato del pagamento, nonché gli identificativi di cliente e di abbonamento presso Stripe. ARKEOBOTS S.L. non conosce né conserva i dati della carta o del conto bancario: sono gestiti direttamente da Stripe.
• Un riepilogo cifrato di ogni sessione: data, durata, programma, livello scelto per il gruppo, numero di attività e, se il personale lo indica, una breve valutazione (numero di partecipanti e giudizio generale).
• La data e la versione delle condizioni d’uso accettate.

Arkeo Sessions non raccoglie alcun dato relativo ai residenti: non richiede alcun nome, non conserva alcun risultato individuale e non utilizza alcuna telecamera. Il riconoscimento vocale viene eseguito sul computer stesso della struttura: l’audio del microfono viene analizzato in memoria e cancellato immediatamente, senza essere registrato, conservato né inviato tramite Internet.

E. Recapiti professionali

Trattiamo i recapiti professionali di residenze e strutture ottenuti da fonti pubbliche, al fine di presentare loro i nostri servizi. Possono opporsi in qualsiasi momento.

A. Gestione di richieste, clienti e servizi

• Rispondere alle richieste di informazioni, di contatto o di assistenza
• Gestire ordini, acquisti, consegne, fatturazione e comunicazioni associate
• Fornire, mantenere e migliorare i nostri prodotti, servizi ed esperienze
• Gestire i rapporti con clienti, utenti, partner, fornitori e strutture interessate
• Inviare le comunicazioni operative o amministrative necessarie per la fornitura del servizio

B. Gestione di webinar, eventi, interviste e dimostrazioni

• Gestire le iscrizioni a webinar, eventi, sessioni informative, interviste o dimostrazioni
• Inviare il link di accesso, i promemoria e le comunicazioni relative all’evento
• Adattare il contenuto dell’evento ai bisogni e agli interessi dei partecipanti
• Rispondere alle domande poste prima, durante o dopo l’evento
• Contattare le persone che hanno accettato di ricevere ulteriori informazioni, di partecipare a interviste o di richiedere una dimostrazione
• Analizzare le risposte internamente e in forma aggregata per migliorare i nostri servizi

C. Ricerca, miglioramento e sviluppo dei prodotti

• Comprendere meglio i bisogni delle persone anziane, delle famiglie, degli assistenti, delle residenze e dei professionisti
• Migliorare l’esperienza, l’utilità, la sicurezza e la qualità dei nostri prodotti e servizi
• Valutare l’interesse per future funzionalità, dimostrazioni, programmi pilota o collaborazioni
• Effettuare analisi interne, in forma aggregata o anonimizzata ogniqualvolta possibile

D. Comunicazioni informative e commerciali

• Inviare informazioni su Arkeobots, Arkeo, Arkeo Sessions, eventi, novità, interviste, dimostrazioni o possibili collaborazioni, solo in presenza di una base giuridica valida
• Gestire le cancellazioni e le opposizioni alla ricezione di comunicazioni
• Mantenere un rapporto informativo con le persone che hanno manifestato interesse per i nostri prodotti, servizi, eventi o attività

E. Software Arkeo Sessions

• Creare e gestire l’account della struttura, il codice e il periodo di prova
• Emettere, rinnovare e verificare la licenza del software su ogni computer
• Gestire l’abbonamento, i pagamenti e le fatture tramite Stripe
• Distribuire gli aggiornamenti del software
• Inviare alla struttura e-mail relative alla prova e all’abbonamento (benvenuto, follow-up della prova, fine della prova, fatture, avvisi di pagamento)
• Mostrare alla struttura le proprie statistiche di utilizzo ed elaborare statistiche aggregate per migliorare il servizio
• Fornire assistenza tecnica

F. Sicurezza, conformità legale e amministrazione

• Garantire la sicurezza del sito web, del software, dei moduli, delle comunicazioni e dei sistemi
• Prevenire usi abusivi, accessi non autorizzati o attività fraudolente
• Rispettare gli obblighi legali, fiscali, contabili, amministrativi o regolamentari
• Gestire le richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati

A. Consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR)

ARKEOBOTS S.L. può trattare dati personali quando la persona ha prestato il proprio consenso libero, specifico, informato e inequivocabile, ad esempio:

• compilando un modulo di contatto;
• iscrivendosi a un webinar, un evento, un’intervista o una dimostrazione;
• accettando di ricevere comunicazioni relative ad Arkeobots;
• accettando di partecipare a interviste, sondaggi, test, programmi pilota o attività di ricerca;
• accettando l’uso di determinati cookie o tecnologie analoghe, se del caso.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a contact@arkeobots.com, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

B. Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)

ARKEOBOTS S.L. può trattare dati personali quando ciò è necessario per:

• gestire acquisti, ordini, consegne, fatturazione o assistenza;
• fornire i servizi richiesti, in particolare l’account, la prova, la licenza, l’abbonamento e gli aggiornamenti di Arkeo Sessions;
• rispondere a richieste precedenti a un contratto, a una collaborazione o a una dimostrazione;
• gestire i rapporti contrattuali o precontrattuali.

C. Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR)

ARKEOBOTS S.L. può trattare dati personali quando ciò è necessario per adempiere obblighi legali, fiscali, contabili, amministrativi o regolamentari, come l’emissione e la conservazione delle fatture.

D. Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)

ARKEOBOTS S.L. può trattare dati personali quando sussiste un legittimo interesse e non prevalgono gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato. Ciò comprende:

• rispondere alle richieste ricevute;
• gestire le comunicazioni con le persone e le strutture interessate ad Arkeobots;
• inviare alle strutture che provano o utilizzano Arkeo Sessions e-mail relative alla prova e all’abbonamento;
• elaborare statistiche di utilizzo di Arkeo Sessions;
• migliorare i nostri prodotti, servizi, eventi, moduli e il sito web;
• garantire la sicurezza, la prevenzione delle frodi e il buon funzionamento dei nostri sistemi;
• mantenere rapporti con clienti, partner, fornitori o strutture che hanno manifestato interesse per i nostri servizi.

ARKEO non è un dispositivo medico. È progettato per offrire interazione sociale quotidiana e una stimolazione basata su evidenze (in particolare, lavori di ricerca clinica e contributi dell’Alzheimer’s Foundation). ARKEO:

• non effettua diagnosi, non svolge triage e non tratta patologie mediche;
• può rilevare schemi di rischio e avvisare l’utente o i suoi familiari in vista di una valutazione medica;
• agisce come strumento di sostegno sociale e di sicurezza, favorendo un coinvolgimento regolare, conversazioni varie, esercizi cognitivi e fisici, apprendimento e legame familiare;
• si basa su protocolli di ricerca, ma lascia le decisioni cliniche a professionisti qualificati.

ARKEO è soprattutto uno strumento di prevenzione del declino neurocognitivo: contrasta la solitudine offrendo interazione, esercizi, apprendimento e legame familiare. Integra le cure mediche professionali, senza sostituirle.

Nemmeno Arkeo Sessions è un dispositivo medico: è un software di conduzione di gruppi che non valuta, non misura e non diagnostica lo stato di alcuna persona.

• ARKEO utilizza algoritmi di IA supervisionati da ingegneri qualificati.
• La logica, le soglie di sicurezza e le istruzioni sono predefinite e verificabili.
• Le chiamate di emergenza automatiche vengono attivate solo in caso di rischio reale.
• Una supervisione umana è esercitata durante la progettazione, il monitoraggio e l’audit, per ragioni di sicurezza ed etica.
• Non effettua alcuna valutazione clinica o medica autonoma.

In Arkeo Sessions, l’IA si limita al riconoscimento vocale, eseguito sul computer della struttura, e alla conduzione di giochi predefiniti. Il personale della struttura programma la sessione, resta con il gruppo e può intervenire in qualsiasi momento.

Architettura di archiviazione

• I dati del robot sono archiviati localmente sul dispositivo.
• Le trascrizioni del robot sono cifrate con AES-256.
• I registri di emergenza vengono trasmessi solo se il protocollo viene attivato.
• In Arkeo Sessions, l’audio del microfono non viene registrato né conservato. Lo storico delle sessioni è conservato sul computer della struttura e il suo riepilogo cifrato viene inviato al servizio di Arkeobots, ospitato nell’Unione europea (Francoforte, Germania).

Periodi di conservazione

• Recapiti e richieste di informazioni: fino a 24 mesi dall’ultima interazione.
• Dati relativi a webinar, eventi, interviste, sondaggi o dimostrazioni: fino a 24 mesi, salvo che la persona ne chieda prima la cancellazione.
• Dati legati a comunicazioni informative o commerciali: fino alla revoca del consenso o all’opposizione della persona.
• Account Arkeo Sessions e riepiloghi delle sessioni: finché l’account è attivo e fino a 24 mesi dopo la sua ultima attività; vengono poi cancellati o anonimizzati.
• Dati relativi a clienti, ordini, fatturazione o transazioni: per i periodi imposti dalla normativa fiscale, contabile o commerciale applicabile.
• Dati di assistenza, incidenti o comunicazioni operative: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, successivamente, per il termine di prescrizione di eventuali responsabilità.
• Dati tecnici, cookie o misurazione dell’audience del sito web: in conformità alla Cookie Policy.

Quando i dati non sono più necessari, ARKEOBOTS S.L. procede alla loro cancellazione, anonimizzazione o blocco, come previsto dalla legge.

Misure di sicurezza

• Cifratura delle comunicazioni (HTTPS) e cifratura end-to-end per le emergenze del robot
• Licenze firmate elettronicamente, che non contengono alcun dato relativo ai residenti
• Controllo degli accessi sicuro, autenticazione e accesso interno basato sui ruoli
• Backup giornalieri del servizio online
• Audit periodici dei modelli di IA
• Monitoraggio continuo delle vulnerabilità

ARKEOBOTS S.L. si avvale di fornitori esterni per determinati servizi. Questi agiscono come responsabili del trattamento o come fornitori di servizi, a seconda dei casi, e trattano i dati solo in conformità alle istruzioni di ARKEOBOTS S.L. e alla normativa applicabile.

A. Operazioni web, moduli e amministrazione

B. Arkeo Sessions, e-mail e pagamenti

C. Sito web, hosting e servizi tecnici

D. Comunicazione dei dati

ARKEOBOTS S.L. non vende dati personali a terzi. I dati possono essere comunicati solo:

• ai fornitori necessari per la prestazione di servizi tecnici, amministrativi, di comunicazione, di pagamento, di moduli, di eventi, di assistenza o di analisi;
• alle autorità pubbliche, amministrative o giudiziarie, in presenza di un obbligo legale;
• ai consulenti legali, fiscali o contabili, quando ciò è necessario per adempiere obblighi legali o difendere interessi legittimi;
• alle strutture partner, solo quando ciò è necessario e proporzionato e sussiste una base giuridica valida o il consenso dell’interessato.

Nessun dato del robot viene trasferito al di fuori dell’UE. Il servizio Arkeo Sessions è ospitato nell’UE.

I trasferimenti limitati che possono verificarsi in relazione al sito web, all’assistenza o ai pagamenti (ad esempio, tramite Google o Stripe) sono tutelati da:

• le clausole contrattuali tipo dell’UE;
• il quadro UE-USA per la protezione dei dati (Data Privacy Framework);
• misure tecniche adeguate.

In conformità al GDPR, potete esercitare in qualsiasi momento i vostri diritti di:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• opposizione, compresa l’opposizione alla ricezione di comunicazioni commerciali;
• portabilità;
• revoca del consenso.

Per esercitarli, scrivete a contact@arkeobots.com.

Se ritenete che non abbiamo dato seguito correttamente ai vostri diritti, potete presentare un reclamo all’autorità spagnola per la protezione dei dati (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

Applichiamo i principi della protezione dei dati fin dalla progettazione e della minimizzazione dei dati:

• trattiamo solo i dati necessari;
• non monetizziamo i vostri dati;
• in Arkeo Sessions, la voce non lascia il computer della struttura e non viene raccolto alcun dato relativo ai residenti;
• verifichiamo i modelli di IA per garantirne l’equità e la trasparenza;
• la vostra fiducia e la vostra sicurezza sono la nostra priorità.

La presente Informativa può essere aggiornata periodicamente. La versione più recente è sempre disponibile su questo sito e le modifiche rilevanti sono comunicate via e-mail o nell’applicazione.

ARKEOBOTS S.L.
Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1
08005 Barcellona, Spagna
NIF: B21906508
E-mail: contact@arkeobots.com
Telefono: +34 654 34 89 11