Política de Privacidad

En ARKEOBOTS S.L. («nosotros»), la protección de su privacidad y de sus datos personales es una prioridad. Cumplimos con:

• el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD, Reglamento 2016/679);
• la Ley Orgánica española de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD);
• la Ley española de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE) y la Directiva ePrivacy de la UE;
• el Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE (AI Act).

Esta Política explica cómo recopilamos, tratamos, conservamos y protegemos los datos cuando usted utiliza el robot ARKEO, el software Arkeo Sessions, nuestro sitio web y nuestros servicios.

• Empresa: ARKEOBOTS S.L.
• NIF: B21906508
• Domicilio social: Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1, 08005 Barcelona, España
• Correo electrónico: contact@arkeobots.com
• Teléfono: +34 654 34 89 11

ARKEOBOTS S.L. no está obligada a designar un delegado de protección de datos, ya que no realiza, como actividad principal, un tratamiento a gran escala de datos ni de categorías especiales de datos. Para cualquier cuestión relacionada con la privacidad, puede escribir a contact@arkeobots.com.

Esta Política se aplica a:

• los datos tratados por el robot ARKEO;
• los datos tratados por el software Arkeo Sessions y por su servicio en línea (cuentas, licencias, pagos y actualizaciones);
• los datos recogidos en nuestro sitio web, mediante nuestros formularios, nuestras comunicaciones y nuestro servicio de asistencia;
• todos los clientes, usuarios y visitantes cuyos datos tratamos.

ARKEOBOTS S.L. puede recopilar y tratar las siguientes categorías de datos personales, según la relación de cada persona con nuestros servicios.

A. Datos de clientes, usuarios y servicios

• Nombre y apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• Dirección de entrega o de facturación, cuando sea necesaria
• Información relativa a pedidos, compras, solicitudes de información, demostraciones o asistencia
• Comunicaciones con ARKEOBOTS S.L.
• Información necesaria para prestar, gestionar y mejorar nuestros servicios

B. Datos del sitio web, de los formularios y de la asistencia

• Formularios de contacto: nombre, correo electrónico, teléfono y mensaje
• Formularios de inscripción a webinars, eventos, entrevistas o demostraciones: nombre, apellidos, correo electrónico, ciudad y país, teléfono (opcional), perfil del participante, relación con una persona mayor, respuestas sobre necesidades, intereses y preguntas, y consentimiento para ser contactado
• Información facilitada voluntariamente en formularios, encuestas, entrevistas o comunicaciones
• Datos de uso del sitio web: dirección IP, navegador, dispositivo, páginas consultadas, fecha y hora de acceso, cookies y datos analíticos
• Información técnica necesaria para garantizar la seguridad, el funcionamiento y la mejora del sitio web

C. Datos relativos a personas mayores, familias o profesionales

En el marco de demostraciones, entrevistas, programas piloto, webinars o actividades de investigación, ARKEOBOTS S.L. puede recopilar información facilitada voluntariamente por familias, cuidadores, profesionales o entidades colaboradoras sobre las necesidades, experiencias, dificultades, intereses o expectativas relacionadas con el acompañamiento, la relación social y el bienestar de las personas mayores.

ARKEOBOTS S.L. no solicitará datos de salud, diagnósticos médicos ni información especialmente sensible, salvo que sea estrictamente necesario, voluntario, informado y conforme con la normativa aplicable.

D. Datos del software Arkeo Sessions

Arkeo Sessions es un software de dinamización de sesiones de grupo dirigido a residencias y centros de día. En el marco de su uso, tratamos:

• Los datos de la cuenta del centro: nombre del centro, persona de contacto y su cargo, correo electrónico, teléfono, ciudad, país, idioma, número aproximado de residentes, de animadores y de sesiones por semana, y el código de prueba utilizado.
• Un identificador técnico del ordenador, generado de forma aleatoria, que no permite identificar a ninguna persona.
• Los datos de la licencia y de la suscripción: fórmula, periodicidad, fechas y estado del pago, y los identificadores de cliente y de suscripción en Stripe. ARKEOBOTS S.L. no conoce ni conserva los datos de la tarjeta o de la cuenta bancaria: los gestiona directamente Stripe.
• Un resumen cifrado de cada sesión: fecha, duración, programa, nivel elegido para el grupo, número de actividades y, si el personal lo indica, una breve valoración (número de participantes y apreciación general).
• La fecha y la versión de las condiciones de uso aceptadas.

Arkeo Sessions no recoge ningún dato relativo a los residentes: no solicita ningún nombre, no conserva ningún resultado individual y no utiliza ninguna cámara. El reconocimiento de voz se realiza en el propio ordenador del centro: el sonido del micrófono se analiza en memoria y se elimina de inmediato, sin grabarse, conservarse ni enviarse por Internet.

E. Datos de contacto profesionales

Tratamos los datos de contacto profesionales de residencias y centros obtenidos de fuentes públicas, con el fin de presentarles nuestros servicios. Pueden oponerse en cualquier momento.

A. Gestión de solicitudes, clientes y servicios

• Responder a solicitudes de información, de contacto o de asistencia
• Gestionar pedidos, compras, entregas, facturación y comunicaciones asociadas
• Prestar, mantener y mejorar nuestros productos, servicios y experiencias
• Gestionar las relaciones con clientes, usuarios, colaboradores, proveedores y entidades interesadas
• Enviar las comunicaciones operativas o administrativas necesarias para la prestación del servicio

B. Gestión de webinars, eventos, entrevistas y demostraciones

• Gestionar las inscripciones a webinars, eventos, sesiones informativas, entrevistas o demostraciones
• Enviar el enlace de acceso, los recordatorios y las comunicaciones relacionadas con el evento
• Adaptar el contenido del evento a las necesidades y a los intereses de los participantes
• Responder a las preguntas formuladas antes, durante o después del evento
• Contactar con las personas que hayan aceptado recibir más información, participar en entrevistas o solicitar una demostración
• Analizar las respuestas internamente y de forma agregada para mejorar nuestros servicios

C. Investigación, mejora y desarrollo de productos

• Comprender mejor las necesidades de las personas mayores, las familias, los cuidadores, las residencias y los profesionales
• Mejorar la experiencia, la utilidad, la seguridad y la calidad de nuestros productos y servicios
• Evaluar el interés por futuras funcionalidades, demostraciones, programas piloto o colaboraciones
• Realizar análisis internos, de forma agregada o anonimizada siempre que sea posible

D. Comunicaciones informativas y comerciales

• Enviar información sobre Arkeobots, Arkeo, Arkeo Sessions, eventos, novedades, entrevistas, demostraciones o posibles colaboraciones, únicamente cuando exista una base jurídica válida
• Gestionar las bajas y las oposiciones a la recepción de comunicaciones
• Mantener una relación informativa con las personas que hayan mostrado interés por nuestros productos, servicios, eventos o actividades

E. Software Arkeo Sessions

• Crear y gestionar la cuenta del centro, el código y el periodo de prueba
• Emitir, renovar y verificar la licencia del software en cada ordenador
• Gestionar la suscripción, los pagos y las facturas a través de Stripe
• Distribuir las actualizaciones del software
• Enviar al centro correos electrónicos relacionados con su prueba y su suscripción (bienvenida, seguimiento de la prueba, fin de la prueba, facturas, avisos de pago)
• Mostrar al centro sus propias estadísticas de uso y elaborar estadísticas agregadas para mejorar el servicio
• Prestar asistencia técnica

F. Seguridad, cumplimiento legal y administración

• Garantizar la seguridad del sitio web, del software, de los formularios, de las comunicaciones y de los sistemas
• Prevenir usos abusivos, accesos no autorizados o actividades fraudulentas
• Cumplir las obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas o reglamentarias
• Atender las solicitudes de ejercicio de derechos en materia de protección de datos

A. Consentimiento del interesado (art. 6.1.a RGPD)

ARKEOBOTS S.L. puede tratar datos personales cuando la persona haya dado su consentimiento libre, específico, informado e inequívoco, por ejemplo:

• al rellenar un formulario de contacto;
• al inscribirse en un webinar, evento, entrevista o demostración;
• al aceptar recibir comunicaciones sobre Arkeobots;
• al aceptar participar en entrevistas, encuestas, pruebas, programas piloto o actividades de investigación;
• al aceptar el uso de determinadas cookies o tecnologías similares, en su caso.

El consentimiento puede retirarse en cualquier momento escribiendo a contact@arkeobots.com, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento efectuado antes de su retirada.

B. Ejecución de un contrato o de medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD)

ARKEOBOTS S.L. puede tratar datos personales cuando sea necesario para:

• gestionar compras, pedidos, entregas, facturación o asistencia;
• prestar los servicios solicitados, en particular la cuenta, la prueba, la licencia, la suscripción y las actualizaciones de Arkeo Sessions;
• responder a solicitudes previas a un contrato, una colaboración o una demostración;
• gestionar las relaciones contractuales o precontractuales.

C. Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD)

ARKEOBOTS S.L. puede tratar datos personales cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas o reglamentarias, como la emisión y conservación de facturas.

D. Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD)

ARKEOBOTS S.L. puede tratar datos personales cuando exista un interés legítimo y no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado. Esto incluye:

• responder a las solicitudes recibidas;
• gestionar las comunicaciones con las personas y entidades interesadas en Arkeobots;
• enviar a los centros que prueban o utilizan Arkeo Sessions correos electrónicos relacionados con su prueba y su suscripción;
• elaborar estadísticas de uso de Arkeo Sessions;
• mejorar nuestros productos, servicios, eventos, formularios y sitio web;
• garantizar la seguridad, la prevención del fraude y el buen funcionamiento de nuestros sistemas;
• mantener relaciones con clientes, colaboradores, proveedores o entidades que hayan mostrado interés por nuestros servicios.

ARKEO no es un producto sanitario. Está diseñado para ofrecer interacción social cotidiana y una estimulación basada en la evidencia (en particular, trabajos de investigación clínica y aportaciones de la Alzheimer's Foundation). ARKEO:

• no diagnostica, no realiza triaje ni trata afecciones médicas;
• puede detectar patrones de riesgo y avisar al usuario o a sus allegados con vistas a una valoración médica;
• actúa como herramienta de apoyo social y de seguridad, fomentando un compromiso regular, conversaciones variadas, ejercicios cognitivos y físicos, el aprendizaje y el vínculo familiar;
• se basa en protocolos de investigación, pero deja las decisiones clínicas en manos de profesionales cualificados.

ARKEO es, ante todo, una herramienta de prevención del deterioro neurocognitivo: combate la soledad ofreciendo interacción, ejercicios, aprendizaje y vínculo familiar. Complementa la atención médica profesional, sin sustituirla.

Arkeo Sessions tampoco es un producto sanitario: es un software de dinamización de grupos que no evalúa, mide ni diagnostica el estado de ninguna persona.

• ARKEO utiliza algoritmos de IA supervisados por ingenieros cualificados.
• La lógica, los umbrales de seguridad y las instrucciones están predefinidos y son auditables.
• Las llamadas de emergencia automáticas solo se activan ante un riesgo real.
• Se ejerce una supervisión humana durante el diseño, el seguimiento y la auditoría, por razones de seguridad y de ética.
• No realiza ninguna evaluación clínica o médica autónoma.

En Arkeo Sessions, la IA se limita al reconocimiento de voz, ejecutado en el ordenador del centro, y a la dinamización de juegos predefinidos. El personal del centro programa la sesión, permanece con el grupo y puede intervenir en cualquier momento.

Arquitectura de almacenamiento

• Los datos del robot se almacenan localmente en el dispositivo.
• Las transcripciones del robot están cifradas con AES-256.
• Los registros de emergencia solo se transmiten si se activa el protocolo.
• En Arkeo Sessions, el sonido del micrófono no se graba ni se conserva. El historial de sesiones se conserva en el ordenador del centro y su resumen cifrado se envía al servicio de Arkeobots, alojado en la Unión Europea (Fráncfort, Alemania).

Plazos de conservación

• Datos de contacto y solicitudes de información: hasta 24 meses desde la última interacción.
• Datos relativos a webinars, eventos, entrevistas, encuestas o demostraciones: hasta 24 meses, salvo que la persona solicite su supresión antes.
• Datos vinculados a comunicaciones informativas o comerciales: hasta que la persona retire su consentimiento o se oponga.
• Cuenta de Arkeo Sessions y resúmenes de sesiones: mientras la cuenta esté activa y hasta 24 meses después de su última actividad; después se suprimen o se anonimizan.
• Datos relativos a clientes, pedidos, facturación o transacciones: durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable o mercantil aplicable.
• Datos de asistencia, incidencias o comunicaciones operativas: durante el tiempo necesario para atender la solicitud y, después, durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades.
• Datos técnicos, cookies o medición de audiencia del sitio web: conforme a la Política de cookies.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, ARKEOBOTS S.L. procede a su supresión, anonimización o bloqueo, según lo previsto en la ley.

Medidas de seguridad

• Cifrado de las comunicaciones (HTTPS) y cifrado de extremo a extremo para las emergencias del robot
• Licencias firmadas electrónicamente, que no contienen ningún dato relativo a los residentes
• Control de acceso seguro, autenticación y acceso interno basado en roles
• Copias de seguridad diarias del servicio en línea
• Auditorías periódicas de los modelos de IA
• Supervisión continua de vulnerabilidades

ARKEOBOTS S.L. recurre a proveedores externos para determinados servicios. Estos actúan como encargados del tratamiento o como prestadores de servicios, según el caso, y solo tratan los datos conforme a las instrucciones de ARKEOBOTS S.L. y a la normativa aplicable.

A. Operaciones web, formularios y administración

B. Arkeo Sessions, correo electrónico y pagos

C. Sitio web, alojamiento y servicios técnicos

D. Comunicación de datos

ARKEOBOTS S.L. no vende datos personales a terceros. Los datos solo podrán comunicarse:

• a los proveedores necesarios para la prestación de servicios técnicos, administrativos, de comunicación, de pago, de formularios, de eventos, de asistencia o de análisis;
• a las autoridades públicas, administrativas o judiciales, cuando exista una obligación legal;
• a los asesores jurídicos, fiscales o contables, cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales o defender intereses legítimos;
• a entidades colaboradoras, únicamente cuando sea necesario y proporcionado y exista una base jurídica válida o el consentimiento del interesado.

Ningún dato del robot se transfiere fuera de la UE. El servicio Arkeo Sessions está alojado en la UE.

Las transferencias limitadas que puedan producirse en relación con el sitio web, la asistencia o los pagos (por ejemplo, a través de Google o Stripe) están protegidas mediante:

• las cláusulas contractuales tipo de la UE;
• el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework);
• medidas técnicas adecuadas.

De conformidad con el RGPD, usted puede ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• limitación del tratamiento;
• oposición, incluida la oposición a recibir comunicaciones comerciales;
• portabilidad;
• retirada del consentimiento.

Para ejercerlos, escriba a contact@arkeobots.com.

Si considera que no hemos atendido correctamente sus derechos, puede presentar una reclamación ante la autoridad española de protección de datos (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

Aplicamos los principios de protección de datos desde el diseño y de minimización de datos:

• solo tratamos los datos necesarios;
• no monetizamos sus datos;
• en Arkeo Sessions, la voz no sale del ordenador del centro y no se recoge ningún dato relativo a los residentes;
• revisamos los modelos de IA para garantizar su equidad y su transparencia;
• su confianza y su seguridad son nuestra prioridad.

Esta Política puede actualizarse periódicamente. La versión más reciente está siempre disponible en este sitio y los cambios importantes se comunican por correo electrónico o en la aplicación.

ARKEOBOTS S.L.
Calle Ávila 89, Planta 4, Puerta 1
08005 Barcelona, España
NIF: B21906508
Correo electrónico: contact@arkeobots.com
Teléfono: +34 654 34 89 11